博海拾贝 文摘 被开会缠住的大厂人

被开会缠住的大厂人

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开会越来越成为工作中不可缺少的一部分,在业务繁多、分工精细的大厂尤甚。职场人从起初的不适应,到逐渐卷入会议的汪洋,再到成为会议的召集者和观察者,“进阶”的过程中有成长,也有无奈。

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不在开会,就在去开会的路上

下午四点,吴均从一个会议上抽身,到会议室门口和前来洽谈的乙方碰面。刚聊了五分钟,她就不得不向对方致歉——她得马上赶去开下一个会。

相比抱着手机、笔记本电脑、纸质本子、中性笔赶场开会的同事,吴均的装备相当轻便,她只带了手机和智能办公本。因此,当在十米开外看到电梯门缓缓合上时,她可以大步流星跑过去,挤进电梯间。这样她就不用为下一班电梯等上好几分钟了。

吴均今年32岁,此前一直在传统行业工作,半年前入职这家互联网大厂担任中层。跳槽时,她对“大厂会多”的现象略有所闻,但会议的频率还是超乎她的预期。高峰时每天七八个会,闲时也有四五个。这对老大厂人来说也许已经习以为常,但对吴均而言,适应开会是她在新行业、新公司站稳脚跟的第一步。

作为部门领导,吴均要和自己带领的团队开会、和领导开会、和其它部门开会。这次会议的决议是下一次会议的讨论起点,吴均得记下每个会议的内容,才能保证工作不脱节。她尝试过很多记录方法:电脑打字记录,敲击键盘的声音会影响开会;手写记录,速度常常跟不上与会者的语速;手机打字记录,屏幕太小,并且一直看手机会给别人不够尊重的印象;用录音笔,想回听重点段落时实在难以在长达几个小时的录音里准确定位。吴均只能多管齐下,效果仍然不佳。有一次,她记混了两个项目的交付时间,差点酿成事故,被领导好一顿斥责。吴均对好友感叹,这第一步真是不好走。

温言正在开今天的第三个会。自去年进入知春路某大厂,开会就成了她的日常。组内周会、部门周会、项目周会……繁多的名目背后,是无数需要沟通商议的工作。用大厂的黑话来说,叫“对齐”、“赋能”、“细化颗粒度”。

订会议室成为一个难题。温言所在的办公楼每层都有会议室,总量并不少,但在庞大的会议数量面前只是杯水车薪。她需要提前一周到一周半在系统内预定,才能保证成功。开会时提前至少5分钟到会议室门口,点击专用屏幕上的按钮确认。

如果有临时会议,就只能碰运气。系统每半小时会释放出此前被预定、但没有按时确认的会议室,供大家争抢。

此前温言在媒体工作,每周只开一次选题会。初到现在的公司时,她一度极不适应这里的会议频率。有时遇到突发情况,晚上11点也会被召集开会。刚回到家的同事们依靠视频连接,继续讨论。“没办法,大家一起卷。”

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图说|工位空荡荡,员工都在会议室

某大型电商平台的陈静也经常为订会议室发愁。公司的很多会议室提前一天才开放,抢不到是常有的事。为此,她加入了专门借会议室的微信群。大家在群里相互询问谁有空闲的会议室,用奶茶“贿赂”求借。群里无人回应的时候,她会进系统看都有谁订了会议室,然后群发几十条信息,亲呢地称呼收信方“小仙女”,问能否把不用的会议室借给自己。

有少量会议室是某些部门专用的,不进入预订系统。方法用罄也没能在系统里抢到会议室的时候,陈静和同事们会跟那些部门打招呼,借用它们空置的会议室。这时就得加快会议进度,因为随时有可能被“正主”或另一拨借用的人打断。有同事问开多久,主持人半开玩笑地说,这取决于什么时候被赶走。

开会不是新鲜事物,但会议变成工作中不可缺少的一部分,是在分工越来越精细、职务层级越来越多、人们需要大量协作沟通后。在大厂,由于业务种类多、复杂度高,分工的精细化尤为显著,员工层级也格外复杂。同层级间的协作会、跨层级的汇报会……员工成为长链条上的一环,只有随时把自己嵌入链条,才能保证它的正常运转。加上在不断攀升的kpi的要求下,大厂的机构规模日益膨胀,员工越来越多,各类让大厂人彼此连结的会议应运而生。

杨涛原来在某知名大厂工作,会议多到占用了大部分上班时间,自己的活只能在下班后和休息日干。长期的过度疲劳侵蚀着健康,直到有一天,杨涛在开会时看着同事在自己面前倒下去。耳闻目睹几次这样的事件后,他决定,“不能要钱不要命。”尽管公司的股价当时正在节节攀升,杨涛还是离开了。

但跳槽到另一家大厂的杨涛依然逃不掉开会。升为中层后,他不用再操心抢会议室,会却也更多了。上周一,他开了4个会,周二7个,周三5个,其中有半数是线上会议。技术的进步,让开会不再囿于会议室内。有几个线上会议,杨涛是在出租车上参加的。他感慨:“在大厂,开会就像空气,不可避免。”

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逐渐适应会议的大厂人

温言逐渐习惯开会,是在一次小小的工作摩擦后。

事件是这样的:别的部门的一个员工在微信上找温言谈工作,温言没有太在意,回复时措辞不够严谨。对方很快就拿聊天记录作为凭证,找温言的领导理论。

遭遇这次微型职场“宫斗”后,温言感到,开会是有必要的,交流风险也更小。面对面开会时,彼此不会过分挑剔措辞,发言可以更直接、大胆。

部门周会曾经也令温言头疼。她所在的部门有二三十人,周会要求逐一总结自己一周的工作,有的同事爱表现,发言时事无巨细,会开下来得半天。温言觉得,太浪费时间了。轮到她的时候,她总是只拣干货简要说完。

不过很快,温言也开始提前一天整理自己的工作内容,为周会做精心细致的准备。原因是相熟的同事委婉提醒她,说平时大家各自忙碌,在周会上好好发言,能让领导和同事看到自己的工作能力与成效。果然,这么做了以后,温言负责的项目在周会上得到了领导的肯定。

被开会折磨了一个多月后,吴均在朋友的推荐下入手了一个科大讯飞智能办公本。第一天使用她就发现,这款办公本能够帮助她大幅提升开会效率。它拥有录音实时转文字的功能,开会时,吴均按下办公本的录音键,与会者的发言就转化成文字,即时显示在屏幕上方。偶尔出现转化错误,可以马上手动更正。屏幕是手写屏,下方有10行工整的横格,吴均可以用配套的电磁笔,手写记下要点。10英寸的大小足够令眼睛舒适,携带也方便。黑色外观稳重大方,契合她的年龄和职位;录音、书写时都静默无声,予人良好的观感。结束录音后,文字可以以word或pdf的格式导出,无线传输到电脑上,方便整理、编辑。有不清楚的地方可以随时在办公本上回放录音,只要点击文字,办公本就会定位播放相应的那段录音。

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图说|吴均的科大讯飞智能办公本在工作中

有了办公本后,吴均的工作效率大大提升。会议结束后,她会迅速利用办公本整理出要点:项目的重要时间节点、对团队的工作安排、和其它部门协作的进度计划。等到下一次开会的时候,这些都会帮助她迅速进入议程。现在,吴均再也不担心错记、漏记重要信息,开会实在太累时,她也会允许自己短暂地走走神。

陈静则学会了运筹时间,见缝插针地开会。上周她被通知参加一个需要发言的会,会议时间是下午2点到6点,这与陈静的部门会议时间重合。陈静计划,在那个会上发完言就回来开部门会。
预计的发言时间在3点半左右。当天下午3点,陈静坐班车从自己所在的1号楼到开会的4号楼等待。出乎意料的是前面的议程被拉长,轮到陈静发言时已经4点多,部门会议早已开始。她只好匆匆说完,赶紧又乘班车回来开部门会。
她寻找开会场地的能力也在提升。现在,陈静上班第一件事就是进系统抢会议室,并且摸索出一套用自己手上有的时间段和别人交换的方法。没有会议室的时候,她和同事们去园区食堂、咖啡馆开会。为了尽量缩短会议时间,有时甚至站着开。

但仍有些会议是冗长的。碰到这样的会议,尤其在进行和自己无关的议程时,陈静会在笔记本电脑上处理自己的工作。温言也是如此。比如有的项目周会,大家在平时协作时已经交流得很充分,周会上并没有新内容可说,但按惯例仍需开。这时会议室里就会出现一排低垂的头,没有人听讲,都在干自己的活或是发呆。温言形容这样的场景:“身体在开会,灵魂和思想在干别的。”有时主讲人会问,大家有什么意见吗,那排低垂的头抬起,又迅速低下躲避,害怕自己被点名发言。

杨涛的领导甚至为此发过脾气。一次会议上,领导在讲话,其他人都在埋头“干私活”。领导先是要求大家集中注意力,众人勉强听讲片刻后又故态复萌。被激怒的领导一拍桌子,吼道:“先听我讲完!”这一拍的威力,让疲惫的参会者们坚持到了会议结束。

这样的“摸鱼”行为在会议上盛行,也许并不能单纯怪责参会者。斯坦福大学和微软公司联合开展的一项研究显示:微软员工在30%的会议上写邮件,在25%的会议上写文档;会议时间越长,参会人数越多的会议,分心的可能性越大。大厂任务繁多,压力沉重,员工在会上抽空处理自己的工作,或是神游片刻,似乎都是可以被理解的。

在很多线下会议因为疫情防控等原因转到线上后,杨涛发现,与会者的注意力更分散了。发言者经常需要多次重复,才能回应此起彼伏的“刚才说什么?没听见”的询问。失去了面对面交流的场域,与会者各自身处不同的环境,更加难以进入共同关注会议的氛围。线上会议也因此变得比线下会更加长而低效。

一次参加线上会议,刚结束时温言对坐在身边的同事抱怨,这都讲了些什么啊,什么也没讲。后来一同参会的同事告诉她,她忘了关闭自己会议端的声音,所有还没退出线上会议室的人都听到了她的吐槽。虽然小小地“社会性死亡”了一把,不过温言并不觉得自己说得有什么不对:“那个会本来就什么都没讲。”

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会议进阶学

温言曾经认为,开会时可以比用文字交流时更直接、大胆,不过她很快发现,直接和大胆也是有限度的,需要包裹在一套心照不宣的“话术”里。

互联网大厂的“黑话”是话术的外壳。不懂“链路”、“泛化”、“心智”等词语的用法,就无法在会议上听懂别人的话。自己发言时如果不用黑话,会在别人的眼光中看到质疑。好在这对曾长期从事文字工作的温言来说不算难,她很快就能熟练运用那些词汇,消除了第一道“工作壁垒”。

话术的内核,则是一个去除了情绪和个性的“工作人格”。
在媒体就职时,温言周围多是崇尚思想自由、词锋犀利的文字工作者,她习惯了开会时因为一个选题的角度、一篇稿子的优劣和领导、同事激烈交锋,事后谁也不会放在心上。进入大厂后她发现,那种会显得自己“有攻击性”的方式,在这里是不合时宜的,她需要使用被柔化过的语言和态度。

在这里的会议上,温言不会听到直接的否定。“这个方案不好”,说出来变成“这个方案如果能稍微完善一下会更好”;“你的进度太慢影响了整体”,要说成“希望你能提高一下这个项目在你那里的优先级。”温言总结:“话术一定要完善,不要给别人露出破绽,要表现出你很配合,同时还要争取自己的利益。”比如,开会时被分配到不属于自己职责范围的工作,她从不会径直拒绝,而是会跟对方说“你列出需求清单,让我看看我能做什么。”“不能显得自己不nice,不是个好的合作者。”

开会就像整个职场生活的缩影,人们在其中相互试探、博弈,一面协作一面争斗,同时还要保持良好的形象。而职场的权力结构,也会渗透到会场上。

在杨涛看来,自己跳槽前的大厂比较注重平等、高效,而现在所在的大厂更在意层级、规矩。比如,沟通的双方必须层级一致。一个小组的副组长不能直接找其它小组的组长对话,得请自己的组长出面。

这样的风气也体现在开会上。杨涛参加过的很多项目会,大家都希望听项目的实际操作人多发言,但会议总是被领导们的讲话占去大量时间:大领导、部门领导、项目总监、组长……杨涛觉得:“很多人此时的观点表态更像是在讨好上级。”每个人都在这个闭环里努力转动,从来没有人敢于质疑它运转的方式和速度是否适当。

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图说|开会像整个职场生活的缩影

杨涛当上中层后,经常成为会议的召集者。他没有忘记自己从前对那些冗长、低效会议的反感,尽量不开自己认为不必要的会,开会时长也控制在一小时内。但有一天,他还是听见一个新入职的员工小声嘟囔:会是不是太多了?

下午六点,开完这天的第七个也是最后一个会,吴均导出科大讯飞智能办公本中的记录,在电脑上整理好自己需要的重点。办公本像一个专属助理,帮她走稳了切换赛道后的第一步。现在,吴均下班的时间也提前了,她可以早些回家陪伴3岁的儿子。和儿子一起玩滑板时吴均觉得,飞驰的体验真好,就像那么多工作负担被轻松化解的感觉一样。

*文中人物均为化名

来源:真实故事计划 微信号:zhenshigushi1

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